Ювелирное обозрение

После того как вы очистили компьютер от лишних файлов, пора привести в порядок все остальные 1 . Как должны храниться файлы в вашем компьютере? Нужно создать такие файловые структуры, которые содержат папки с названиями часто используемых вами файлов. Примерами таких папок могут быть: акты, письма, приказы, счета и т. д. Мы расскажем, как создать такую файловую структуру для вашего компьютера, чтобы все документы были у вас под рукой.

Как правильно сортировать файлы

Еще по этой теме

Пишите дату в названии файла. Если вам важно отслеживать дату редактирования файла, используйте ее прямо в названии файла. Дату пишите следующим образом: год в четырехзначном формате – пробел – месяц в двухзначном формате – пробел – день в двухзначном формате. Например: 2017 03 02. Тогда проводник будет упорядочивать файлы одновременно по дате создания и по имени файла (рис. 1 ниже).

Рис. 1. Пример правильной сортировки файлов

Еще по этой теме

Не используйте дату, которая начинается с календарного дня. При сортировке по названию файла проводник выстроит ваши файлы в неправильном порядке: после июня будет идти май, затем апрель (рис. 2 ниже). Это происходит потому, что проводник рассматривает цифры не как дату, а как последовательность знаков в цифровом выражении. Правило здесь такое: сначала файлы выстраиваются по первому знаку – причем первыми идут названия с цифрами, а потом с буквами, потом по второму знаку и т. д.

Рис. 2. Пример неправильной сортировки файлов

максимальная длина названия файла и пути к нему в файловой системе Windows

Дробите название файла на смысловые блоки. Помещайте названия важных для вас смысловых блоков ближе к началу названия файла. Например, если вы много работаете с согласованием документов, используйте сокращенные метки для виз согласования: «Сглсн» для «Согласовано», «СглснСЗ» для «Согласовано с замечаниями» и «НСглсн» для «Не согласовано» (рис. 3 ниже).

Рис. 3. Пример названий файлов с включением смысловых меток

Полезный совет

Заведите файл, в котором вы будете записывать метки и их сокращенные варианты. Так вам будет проще запомнить их

Неважно, какое сокращение вы выберете, главное, чтобы оно было понятным для вас и не слишком длинным. В файловой системе Windows есть ограничение на суммарную длину названия файла и пути к нему. Максимальная длина названия файла и пути – 256 символов. Чем грозит превышение этой длины? Если вы захотите переписать файлы на другой носитель, их нельзя будет перенести с оригинальными названиями – из понятных названий получится смесь латинских букв и символов.

Смысловые метки всегда должны идти в одной и той же последовательности и соответствовать той классификации документов, которая отражает работу вашей организации. Образец расширенной классификации документов в виде наглядной интеллект-карты.

Как организовать файлы в иерархическую структуру

Когда мы храним информацию на цифровых носителях, часто не утруждаем себя ее правильной организацией, надеясь на функцию поиска. Этот процесс бывает достаточно длительным и трудоемким. Иногда поиск может не принести результата – например, если вы не сохранили нужную версию документа или заменили ее новой, сильно отличающейся версией. Чтобы этого не произошло, организуйте ваши файлы в иерархическую структуру. Построить идеальную структуру для ваших файлов невозможно, особенно если вы только начали разрабатывать документацию. Вы можете создать ее постепенно, знакомясь с документооборотом компании. Если же вы унаследовали большой объем информации, то сможете определить по тем файлам, которые его составляют, какие именно вам нужны папки и подпапки.

Например, на одном из компьютеров хранилась информация по сотням компаний и вопросов. Все файлы секретарь распределила по следующим папкам: клиент, субподрядчик, смежник, конкурент, гос. организации, ЖКХ, связь, ремонт и обслуживание офиса, регулирующий орган, персонал и др. Внутри каждой папки сделала подпапки одного или двух уровней. Папки и подпапки отсортировала по алфавиту (рис. 4 ниже). Для более наглядного представления иерархической структуры файлов рекомендуем сделать интеллект-карту. Образец интеллект-карты здесь.

Рис. 4. Пример иерархической структуры файлов

Как структурировать файлы с помощью ярлыков и гиперссылок

Мыслить в иерархиях – это умение. Для того чтобы привыкнуть, требуется время. Однако проблема появляется тогда, когда один файл по логике принадлежит к двум и более категориям.

Пример. Вы хотите, чтобы один документ был в папке «Конкурент» и в папке «Субподрядчик», а другой – в папке «Личный состав / Заявление» и в папке «Срочные». Если вы просто скопируете документ из одной папки в другую, то неизбежен тот момент, когда вы отредактируете одну копию, а во второй забудете сделать правки. Это нарушит целостность информации и внесет неразбериху в документацию.

Выходов из ситуации может быть два: воспользуйтесь ярлыками или гиперссылками.

Используйте ярлыки. Если вам нужно поместить документ во вторую по счету папку, поместите в нее не сам документ, а его ярлык – указатель на первоначальный файл. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на нужном файле и в выпадающем меню нажмите кнопку «Создать ярлык». Появится файл типа «Ярлык». Теперь переместите его в нужную папку – для этого используйте команды «Вырезать» и «Вставить». Вы можете копировать ярлык неограниченное число раз и помещать копии ярлыка в нужные вам папки. Теперь в какой бы папке вы не открыли оригинальный файл или один из его ярлыков, вы будете работать только с первым и уникальным документом.

Полезный совет

Когда вы рассортировываете фото по папкам, можете дать им название с использованием даты и места, где они были сделаны. Например, «2017 08 12 Питер». Для изображений из Интернета создайте отдельную папку

Используйте гиперссылки. В этом случае вы можете даже не создавать разветвленную иерархию папок и подпапок – создайте несколько самых необходимых. Вы будете упорядочивать документы в специальном файле, который можете создать в MS Word, MS Excel или в любом другом документе, который поддерживает работу с гиперссылками, – например, в интеллект-карте. Приведем пример регистрационного документа, созданного в Excel. Этот документ, в терминологии Excel – книга, должен содержать некоторое количество листов, которые будут носить названия основных категорий файлов, хранящихся на вашем компьютере. Варианты категоризации мы обсуждали выше. Приведем пример простой категоризации для рабочего места секретаря отдела кадров.

Далее на ячейке, в которую вы хотите поместить гиперссылку, щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт «Гиперссылка. ». В открывшемся окне выберите путь к нужному файлу (1) и при необходимости добавьте подсказку к вашей гиперссылке (2) , которая будет появляться при наведении курсора мышки на ячейку с гиперссылкой (рис. 5 ниже).

Полезный совет

Используйте наглядные и запоминающиеся значки для ваших папок. Щелкните правой кнопкой мыши по папке, перейдите на вкладку «Настройка» и нажмите кнопку «Сменить значок. »

Рис. 5. Добавление гиперссылки и подсказки для нее

Таким образом, вы можете создать личную регистрационно-контрольную книгу, в которой будут храниться ссылки на все ваши документы. Вы сможете мгновенно найти и открыть любой из них, вне зависимости от того, где бы он ни хранился.

Важные выводы

1. Чтобы отсортировать файлы, пишите дату в их названии в особом формате. Дробите название файла на смысловые блоки. Помните, максимальная длина названия файла в Windows и пути к нему – 256 символов.

2. Вам под силу создать свои категории и упорядочить файлы в иерархическую структуру, так вы сможете получить уникальное решение для хранения файлов и документов на вашем компьютере.

3. Используйте ярлыки и гиперссылки взамен дублирования файлов, и вам не придется дважды делать одну и ту же работу по редактированию документов.

Организация документооборота является одним из наиболее важных участков документационного обеспечения управленческой деятельности. В то время как регистрация документов предназначена для их учета, поиска и контроля исполнения, документооборот представляет собой движение документов в организации. Для того чтобы документы проходили кратчайший путь и в минимально возможные сроки, нужно правильно организовать документооборот.

Из статьи вы узнаете:

• в чем польза от централизованной системы документооборота:
• как предварительное рассмотрение документа сокращает его путь в организации;
• почему важно разделять творческие и технические операции при работе с документами;
• что такое документопотоки.

Уровень рациональности в организации документооборота напрямую влияет на скорость получения документов исполнителями, руководителями, заинтересованными должностными лицами. В системе документооборота должен быть охвачен весь путь каждого документа в управленческой службе, от приема, к передаче на рассмотрение, подготовки, оформления и отправки.

В статье мы рассмотрим десять правил оформления организационных документов.

1. Прием и отправка документов должны быть централизованными

То есть любые документы организации, как входящие (независимо от способа доставки), так и исходящие (за исключением тех, которые поступают или отправляются по факсу и электронной почте и касаются непосредственных исполнителей) должны обрабатываться в одной ответственной службе – секретариате или делопроизводственном подразделении (службе ДОУ).

Таким образом, вы решите несколько задач одновременно: освободите другие службы и подразделения организации от технических действий (по проверке входящей документации, вскрытию или запечатыванию конвертов, маркировке, почтовым или факсимильным отправлениям) и повысите эффективность использования оргтехники в офисе (копировального аппарата, факса, маркировальных и прочих машин, которые используются для обработки документов).

Обратите внимание! При централизованной форме делопроизводства операции по обработке документов максимально сосредоточены в службе ДОУ, а структурные подразделения по возможности максимально освобождены от делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма документооборота предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство. Обыно такой вид делопроизводства оправдан в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Чаще всего при смешанной форме часть документов регистрирует, контролирует, формирует в дела и хранит служба ДОУ (в основном, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений регистрируются, контролируются, исполняются и хранятся в структурных подразделениях.

2. Исключите необоснованные возвратные движения в прохождении документов

Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы документ не возвращался в службу (подразделение), которую он уже прошел. Исключением могут быть только случаи, когда это оправдано деловой необходимостью. К примеру, документ на подпись руководителю неизбежно дважды проходит через его секретаря, так как именно он является посредником между руководителем и исполнителями.

3. Организуйте предварительное рассмотрение входящей документации

Так вы сможете выделять среди массы поступающих документов наиболее важные и значимые для организации – те, которые обязательны для рассмотрения руководителем. Если информация, содержащаяся в документе, может быть рассмотрена заместителем или другим компетентным сотрудником, желательно напрямую направлять документ ему, минуя руководителя.

Чтобы точно определять путь прохождения документов, рассматривать их должен квалифицированный специалист службы делопроизводства, который обладает знаниями о структуре организации, функциях подразделений, компетенциях руководителей и сотрудников.

Помните! Документы, поступающие из органов власти, вышестоящих организаций, а также из филиалов и представительств, обычно требуют принятия управленческих решений, и передаются руководителю.

4. Входящие и исходящие документы должны быть зарегистрированы в организации один раз

Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения руководителем (либо заместителем) поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно. Если документ, минуя руководство, напрямую поступил в подразделение, он также регистрируется однократно непосредственно в подразделении. Иначе говоря, любой документ может иметь только один регистрационный номер, который присваивается ему либо в службе делопроизводства, либо в подразделении.

5. Резолюции на документах должны точно определять сроки, исполнителей и суть поручений

Несмотря на то, что резолюции выносят руководители, секретарь должен контролировать этот процесс и может в некоторой степени повлиять на него. То есть отслеживать, чтобы текст резолюции был сформулирован максимально конкретно, исключал возможные вопросы исполнителя. Например, если руководитель просто указал фамилию сотрудника и дату исполнения, а суть поручения не описал, либо оно расплывчато («Прошу рассмотреть») такая резолюция неинформативна, и задача секретаря – объяснить это руководителю и попросить дополнить резолюцию. В таких случаях нельзя давать ход документу без уточнений, так как это чревато неисполнением распоряжения.

6. Устраните необоснованные согласования, организуйте параллельные согласования, сократите сроки

Важный этап в подготовке управленческих документов – согласование. Практически все документы, которые подписывает или утверждает руководитель, должны быть предварительно согласованы (завизированы) заинтересованными лицами. Рационально организованный документооборот подразумевает, что документ согласовывается только теми должностными лицами, мнение которые необходимо для подготовки проекта документа. Эта процедура должна быть прописана в инструкции по делопроизводству, с указанием значимых документов, необходимых для согласования, и должностных лиц, чья виза в документе обязательна.

Также важно установить оптимальные сроки согласований. В некоторых организациях зачастую на это уходит около месяца. За такой срок многие решения могут потерять актуальность. Определите сроки визирования документов и также пропишите их в инструкции по делопроизводству. Например, во многих организациях, в том числе, в органах власти, установлен максимальный срок для согласования – 3-5 дней.

7. Организуйте делегирование руководителем права подписи

Руководитель может передать право подписи на некоторых документах своим заместителям или руководителям подразделений. Такое решение может значительно сократить сроки движения документов в организации. Для заместителей и других должностных лиц делегированное право подписи – мотивирующий фактор, повышающий их личную ответственность за работу подразделения.

Чтобы делегировать право подписи, руководитель издает соответствующий приказ (распоряжение).

8. Разделите творческие и технические операции при подготовке документов

Грамотная организация документооборота часто оказывается невозможной из-за того, что специалисты самостоятельно выполняют технические операции: печать документов, передачу их в другие подразделения и т.п. Такие временные затраты неоправданны.

При рациональной организации документооборота творческие и технические делопроизводственные операции выполняются разными сотрудниками, в соответствии с должностью и квалификацией.

9. Разделите документы на документопотоки

Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих один маршрут в документообороте организации.

Обычно выделяют три документопотока: входящие, исходящие и внутренние (не предназначенные для выхода за пределы организации) документы.

Каждый документопоток обычно имеет подуровни (потоки 2-го уровня), например, поток «Входящие документы» включают в себя три потока:

1. документы из вышестоящих организаций;
2. документы из филиалов и представительств;
3. документы от организаций-партнеров, обращения граждан и т.п.

В документопотоках исходящих и внутренних документов подуровни выделяются аналогичным образом.

Документы, имеющие ограниченный доступ (гриф «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» и пр.) обычно выделяются в особый документопоток, работу с ними контролирует служба безопасности организации.

10. Выделите «нерегистрируемые документы»

К ним могут относиться документы, которые не требуют исполнения и не используются в справочных целях.

Обычно перечень таких документов включают в инструкцию по делопроизводству: приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями т.п.

Такие документы передаются непосредственно адресатам или (если это, например, рекламное издание) в заинтересованное подразделение. Они имеют короткий путь в системе документооборота и не регистрируются.

Эти 10 правил организации документооборота имеют универсальный характер и применимы для работы в любой организации.

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

Как навести порядок в документах?

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. Я предлагаю таким образом:

• документы на квартиру
• медицинские док-ты
• налоговые
• кредитные
• квитанции об оплате
• чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с размусориванием и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!